選考辞退メールの送り方は？例文やポイントを解説【コピペOK】

新卒の就活生の中には、選考辞退をしたいけれど、どのように連絡すれば良いのか、どのようなメールの文面を作れば良いのか、分からない人もいるでしょう。

この記事では、コピペでそのまま使える選考辞退メールの例文や、そのポイント・注意点などについて、詳しく解説しています。

ぜひチェックして、選考辞退をスムーズに行いましょう。

また、以下では、就活メールの書き方について、詳しく解説しています。ぜひこちらもチェックしてみてください。

2021年1月18日就活メールはどのように送るべき？マナーや送り方を解説【テンプレあり】

選考辞退メールの例文【理由別・コピペOK】

まずは、コピペして使える選考辞退メールの例文をご紹介します。

辞退理由別に紹介するので、最も適しているものを選んで、会社名や氏名などは適宜補って、利用してください。

選考辞退理由：他社からの内定が出たため

件名：面接辞退のお願い【○○大学△△（自分の名前）】

株式会社◯◯◯◯
人事部採用担当
◯◯様

突然のご連絡で失礼致します。
◯月◯日◯時から、面接を予定しております、◯◯大学の△△△△（自分の名前）と申します。

誠に申し訳ないのですが、先日他社から内定をいただき、慎重に考えた結果、そちらに入社することを決意いたしました。そのため、予定しておりました面接を辞退させていただきたく、ご連絡しました。

お忙しいところ、大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
△△△△（自分の名前）
電話番号：□□-□□-□□
メールアドレス：□□@◯◯.com

選考辞退理由：企業とのミスマッチを感じたため

件名：面接辞退のお願い【○○大学△△（自分の名前）】

株式会社◯◯◯◯
人事部採用担当
◯◯様

突然のご連絡で失礼致します。
◯月◯日◯時から、面接を予定しております、◯◯大学の△△△△（自分の名前）と申します。

説明会などを通して、企業理解を深める中で、当初イメージしていたことと相違を感じ、改めてキャリアについて考えた結果、貴社に貢献することが難しいと感じたため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ、大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
△△△△（自分の名前）
電話番号：□□-□□-□□
メールアドレス：□□@◯◯.com

選考辞退理由：体調不良のため

件名：面接辞退のお願い【○○大学△△（自分の名前）】

株式会社◯◯◯◯
人事部採用担当
◯◯様

突然のご連絡で失礼致します。
◯月◯日◯時から、面接を予定しております、◯◯大学の△△△△（自分の名前）と申します。

誠に申し訳ございませんが、体調を崩してしまい、面接を行うのが困難になってしまいました。まずは回復に力をいれたいと思いますので、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ、大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
△△△△（自分の名前）
電話番号：□□-□□-□□
メールアドレス：□□@◯◯.com

選考辞退理由：家庭の事情のため

件名：面接辞退のお願い【○○大学△△（自分の名前）】

株式会社◯◯◯◯
人事部採用担当
◯◯様

突然のご連絡で失礼致します。
◯月◯日◯時から、面接を予定しております、◯◯大学の△△△△（自分の名前）と申します。

誠に申し訳ないのですが、家庭の事情により、就職するのが困難になってしまったため、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ、大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
△△△△（自分の名前）
電話番号：□□-□□-□□
メールアドレス：□□@◯◯.com

選考辞退メールを作る上でのポイントや注意点

ここでは、選考辞退メールを作る上でのポイントや注意点についてご紹介します。

選考辞退は電話の方が良い？

メールでも、電話でも問題ありません。

メールの方が、文面のチェックを何度もできますし、記録に残るので、言った・言わないという問題も起きないので、おすすめです。

ただし、面接前日や当日の連絡になってしまった場合は、必ず電話で連絡するようにしましょう。

メールでの連絡でも大丈夫なのは、面接2〜3日前までで、緊急を要する場合は、必ず電話で連絡するのがマナーです。

選考辞退メールを送るタイミングは？

面接2〜3日前までの、面接を受ける企業の営業時間内に送るのがマナーです。

面接前日や当日になってしまった場合は、必ず電話で連絡をするようにし、メールで連絡する場合は、面接2〜3日前までにしましょう。

また、送る時間帯は、10時〜15時くらいがベストで、企業の営業時間内に送るのがマナーです。

10時〜15時くらいに送れば、その日のうちに連絡が来る可能性が高く、スムーズに面接のやり取りを行うことができます。

営業時間内と言えど、業務終了時間ギリギリに送ると、次の日の確認・返信になる可能性が高いので、それも見越して、2〜3日前に送るようにしましょう。

選考辞退メールの返信には返信すべき？

返信した方が、丁寧だと言えます。

選考を辞退したいです。（選考辞退メール）
分かりました。（選考辞退メールの返信）
ご理解・ご対応、ありがとうございました。（選考辞退メールの返信の返信）

ここまでで、選考辞退メールのワンセットだと言えます。

「確認・対応してくれてありがとう」という内容の返信をすることで、企業側も「きちんと承ったことを確認してくれた」という安心材料になるので、非常に丁寧な印象を与えることができます。

また、選考辞退メールの返信の返信の文面は、以下に紹介しておきます。コピペして使えるので、ぜひ活用してください。

件名：Re:Re:面接辞退のお願い【○○大学△△（自分の名前）】

株式会社◯◯◯◯
人事部採用担当
◯◯様

お忙しい中、ご丁寧に返信いただき、ありがとうございます。
重ね重ね、この度、ご迷惑をおかけしてしまったこと、お詫び申し上げます。
またご縁がございましたら、その際はよろしくお願いいたします。

—————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
△△△△（自分の名前）
電話番号：□□-□□-□□
メールアドレス：□□@◯◯.com

選考辞退理由としては、どんなものがある？

選考辞退メールに書く理由としては、次のようなものがあります。

他社から内定が出た
企業とのミスマッチを感じた
体調不良
家庭の事情

選考辞退メールは、基本的に引き止めにあうことはありませんが、全くの理由なしに辞退するのは、マナー違反です。

できるだけ、嘘のない辞退理由が好ましいですが、上で紹介した文面をそのまま活用していただいても大丈夫です。

選考辞退を面接前日や当日にするには？

選考辞退を面接前日や当日にする場合は、必ず、電話で連絡をするようにしましょう。

連絡先は、普段やり取りをしているメールの、企業側の署名欄に載っている連絡先を参照しましょう。

もし、電話番号などの連絡先が書いていない場合は、企業HPにアクセスをして、「お問い合わせ」のところから連絡をするようにしましょう。

また、以下、電話での選考辞退の流れです。辞退理由は、それぞれの理由を簡潔に述べると良いでしょう。

あなた：恐れ入ります。◯月◯日◯時から、御社の面接の時間をいただいております、◯◯◯◯（自分の名前）と申します。
人事担当の△△様はいらっしゃいますか？
担当者：少々お待ちください。
担当者：お電話代わりました、人事担当の△△です。
あなた：お世話になっております。◯月◯日◯時から、次回面接のお時間をいただいていたのですが、諸般の事情により、選考辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者：そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を教えていただけますか？
あなた：先日他社から内定をいただき、慎重に考えた結果、そちらに入社することを決意いたしました。
担当者：そうなのですね。残念ですが、承知いたしました。
あなた：このような結果になってしまい、誠に申し訳ございません。またの機会がありましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。

選考辞退メールを送ったのに返信こないときはどうすれば良い？

選考辞退メールを送ったのに、返信が来ないケースもあります。考えられる原因としては、大きく2つあります。

何らかの原因で、メールが届いていない
メールは届いているが、担当者が確認できていない

対策として、次のことを行いましょう。

メールを再送する

面接当日まで、2〜3日ほど時間がある場合は、メールを再送しましょう。以下のメールを送れば、問題ありません。

件名：【再送】面接辞退のお願い【○○大学△△（自分の名前）】

株式会社◯◯◯◯
人事部採用担当
◯◯様

突然のご連絡で失礼致します。
◯月◯日◯時から、面接を予定しております、◯◯大学の△△△△（自分の名前）と申します。

◯月◯日◯時頃、「面接辞退のお願い【○○大学△△（自分の名前）】」という件名でメールを送らせていただいたのですが、確認いただけましたでしょうか？

メールが届いていない可能性もございますので、念の為、同じ内容を再送させていただきます。

お忙しいところ、大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————

◯◯大学◯◯学部◯◯学科
△△△△（自分の名前）
電話番号：□□-□□-□□
メールアドレス：□□@◯◯.com

会社に電話をして確認する

「面接当日まで時間がない」「再送メールを送っても、返信がない」という場合は、電話をして、確認を取りましょう。

こちらも、面接辞退を電話で行う場合同様、メールの署名欄に記載されている連絡先に電話をかければ問題ありません。

もし、それが記載されていなければ、会社に連絡するようにしましょう。

また、以下、電話での確認の流れです。

あなた：恐れ入ります。御社の新卒採用を受けております、◯◯◯◯（自分の名前）と申します。
先日、人事担当の△△様に、メールをお送りさせていただいたのですが、返信がなく、届いているかの確認をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者：大変失礼いたしました。もしよろしければ、このまま人事担当の△△にお繋ぎすることが可能ですが、いかが致しましょうか？
あなた：では、繋いでいただけますか？
担当者：かしこまりました。少々お待ち下さい。
担当者：お電話代わりました、人事担当の△△です。
あなた：お世話になっております。◯月◯日◯時から、次回面接のお時間をいただいていたのですが、諸般の事情により、選考辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
担当者：そうですか。差し支えなければ、辞退の理由を教えていただけますか？
あなた：先日他社から内定をいただき、慎重に考えた結果、そちらに入社することを決意いたしました。
担当者：そうなのですね。残念ですが、承知いたしました。
あなた：このような結果になってしまい、誠に申し訳ございません。またの機会がありましたら、その際はどうぞよろしくお願いいたします。