就活メールはどのように送るべき？マナーや送り方を解説【テンプレあり】

就活中は、エントリーした企業とメールでやり取りをすることも多いですが、普段メールを使わない就活生は、メールの仕方や文面に困っているのではないでしょうか？

ただ、今はLINEで選考に関する情報を発信したり、やり取りをする企業も多いため、メールに関するルールを知らずとも、就活をすることができるのも事実です。

しかし、基本的なマナーや送り方は変わりません。

この記事では、そんな就活メールの送り方や、送る際のマナーなどをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

就活メールの基本マナー6選

まずは、就活メールの基本マナーについてご紹介します。

就活時は『キラキラメールアドレス』は使わない

メールを普段から利用しない就活生は、中学校・高校のときに作ったメールアドレスが、メインアドレスな人も多いでしょう。

ただ、そのメールアドレスの中に、好きなアイドルの名前や「Love」と言った、”キラキラ要素”が入っている場合は、使わないようにしましょう。

面接官に対して、非常に稚拙な印象を与えてしまいます。さらに、これから社会人になって働く上で、非常に恥ずかしいです。

キラキラメールアドレスしかない人は、就活用にメールアドレスを作ってしまいましょう。新しく作ってしまえば、就活に関するメールはすべてそこに届くので、プライベートの内容と混同することがなく、見落とすことがありません。

さらに、社会人になってからも活用することができるので、非常におすすめです。

また、メールアドレスとしては、

など、自分の名前を中心に作るのがおすすめです。

自分が何歳であっても、恥ずかしくないメールアドレスを作りましょう。

就活メールを送る時間は『企業の営業時間内』にする

就活メールのやり取りをする時間ですが、原則「企業の営業時間内」にしましょう。

企業の営業時間内は、送るときに各々確認していただきたいですが、基本的には「平日の10:00〜19:00」です。

また、企業によっては、LINEでやり取りをするところや、メールであっても夜遅くに返信が来るところもあります。

この場合は、企業に合わせてしまって大丈夫ですが、人として失礼のない範囲で返信をしましょう。基本的には「朝は8時から夜は21時くらいまで」が目安です。

就活面接の日程調整では『候補日を3,4つ挙げる』のがマナー

就活メールのやり取りで一番多いのが、面接の日程調整でしょう。

大体、企業側から「◯月△日〜◯月△日までの間で、ご都合の良い日時を教えて下さい。」と言われることが多いですが、その場合は都合の良い日時を、3,4候補出すのがマナーです。

また、面接は1時間程度行うことがほとんどなので、最低でも2〜3時間空いている日時を伝えるようにしましょう。

面接の日程調整を行う際は、忙しい企業のことを最優先に考え、1,2回のやり取りで終わらせられるように、多くの選択肢を与えることが大切です。

就活メールの「件名」は『短く・分かりやすいもの』にする

就活メールに限った話ではないですが、件名は「短く・分かりやすいもの」にするのがマナーです。

件名は、「このメールが、一体どんな内容のメールなのか？」を認知させる役割があり、ひと目で「誰から、どんな内容のメールが届いたのか」が分かるようにする必要があります。

件名を作る際は、「このメールには何が書かれているのか？」「何の目的でメールを送るのか？」を一言で説明したときに出てくるワードを選ぶと、作ることができます。

例えば、

など、名詞・体言止めで終えると、非常に短く、分かりやすい件名にすることができます。

企業からのメールを見ても、

など、非常に短く、分かりやすい件名になっていることが分かると思います。

会社から送られてくるメールの件名を参考にしてみるのも、良いでしょう。

就活メールの「宛名」には『社名・部署名・氏名』を書く

宛名というのは、手紙を書く時の「◯◯さんへ」というもので、メールを差し出す相手の情報を、本文の文頭に書きます。

就活メールの場合、差し出す相手は企業の人なので、「社名・部署名・氏名」を書くのが基本的なマナーになります。

ただ、場合によっては、「役職名しか分からない」「送る人の名前しか分からない」ことがあると思いますが、その場合は、送る時に分かっている情報を宛名に書けば、問題ありません。

例えば、

などとしてあげれば、良いでしょう。

就活メールの「署名」には『氏名・学校の所属・連絡先』を書く

署名というのは、メールの最後に書いてある、「メールの送り主の情報（名前や所属、連絡先）」のことで、メールを受け取った側が何かあったときに連絡をする際などに使われます。

就活中も、面接日程の急な変更や、緊急の連絡が入ることがあるので、署名に自分の情報を書いておくと、非常に丁寧だと言えます。

就活生の場合は、署名欄に「氏名・学校の所属・連絡先」を書いておくのが無難です。

また、署名を毎回入力するのは大変なので、普段使うメーラーの「署名の設定」を済ませておくと、自動で入るようになるので、おすすめです。

就活メールの返信方法や実際のやり取りにおけるポイント

ここでは、就活メールの返信方法や実際のやり取りにおけるポイントをご紹介します。

社会人の方とのビジネスメールをしたことがない人は、ぜひ参考にしてみてください。

挨拶やお礼文を文頭に入れる

先方からメールをもらって返信する際は必ず、文頭に「おはようございます。」や「ご連絡ありがとうございます。」など、挨拶やお礼文を入れるようにしましょう。

その文章があるのと、ないのとでは、受け取る側の感じる失礼度合いが全く違います。

もちろん、かなりフランクにやり取りをする場合は、毎回挨拶文を入れていると、しつこくなってしまうので、その場合は省略して大丈夫です。

しかし、次の日の最初のメールなど、仕切られる場合は、必ず入れるようにしましょう。

相手のメッセージを引用して返信する

就活メールに限らず、ビジネスメールに返信をする際は、相手のメッセージを引用して返信するのがマナーです。

例えば、企業側から「◯月△日の□□時〜で、いかがでしょうか？」という面接の日程調整メールが届いたら、

このように、相手のメッセージを引用して返信しましょう。

相手のメッセージを引用して返信すべき理由は、大きく3つあります。

何に対しての返信なのかが明確になるから

ビジネスの世界では、いくつもメールを送るのは失礼なので、1つのメールの中に複数の内容が入っていることがほとんどです。

そのため、「この文章は、あなたのこの文章に対して返信していますよ」と、分かりやすく引用してあげることで、何に対しての返信なのかが明確になります。

自分も、相手も納得してやり取りをすることができるので、必ず相手のメッセージを引用してあげることが大切です。

“きちんと相手も理解している”という安心材料になるから

面接の日程調整では、「◯月△日の□□時から」など、1日・1時間もずれてはいけない、非常に重要な決め事をすることになります。

そのため、その日時を丸々引用してあげることで、「きちんとそこに目を通して、理解していますよ」という安心材料となります。

相手のメッセージを読み、さらに引用してコメント・返信することで、「きちんと読んで、理解している」という明確な意思表示になるので、その点からも引用をすることは大切です。

抜け漏れなく返信することができるから

相手のメールを読んで、そのメッセージの1つ1つを引用して、返信することで、メッセージの内容を抜け漏れなく、確認することができます。

相手のメッセージを引用することで、相手にとって安心材料となるばかりか、自分が抜け漏れなく返信できているか、という確認手段にもなるので、非常におすすめです。

就活メールは、特に見落としてはいけないメールなので、引用をして返信をするクセを付けて、見落としが必ずないようにしましょう。

就活メールを送るときの参考になる！テンプレートまとめ

ここでは、就活メールを送るときの参考になる、テンプレートをご紹介します。

「どんな文面のメールを送れば良いのか、分からない」という人は、ぜひチェックしてみてください。

就活メールテンプレ：説明会に参加するとき

就活メールテンプレ：質問をするとき

就活メールテンプレ：面接の日程調整をするとき

就活メールテンプレ：面接等のお礼メールをするとき

面接等のお礼メールを送るときについては、以下の記事で詳しくまとめています。

ぜひ参考にしてみてください。

2020年10月27日新卒面接のお礼メールは送るべき？送るときのポイントと例文を紹介

就活メールが心配な人はエージェントを活用しよう

就活メールを送るのが心配な人は、就活エージェントを活用するのがおすすめです。

エージェントから紹介された企業にエントリーする際は、エージェントの人が日程調整などのやり取りをしてくれるので、自分から連絡する必要がありません。

また、自分でメールをする際も、失礼がないか見てもらうこともできるので、非常におすすめです。

ここでは、私が実際に利用したエージェント、周りの友達の評判から非常におすすめしたいエージェントをご紹介します。

完全無料で利用することができるので、ぜひ活用してみてください。

キャリアチケット

キャリアチケットは、レバレジーズ株式会社が運営する、就活エージェントです。

就活のプロであるキャリアアドバイザーが担当で付いてくれ、将来のことから自己分析まで徹底的にサポートしてくれます。

今まで受かった人の特徴や戦略をベースに、サポートしてくれるので、キャリアチケットでも確実に内定に近づくことができます。

入社後のプランも見据えて、その人に本当に合った企業を紹介してくれるので、その点もおすすめと言えるでしょう。

就活のプロに話と一緒に進めていきたいと考えている人は、ぜひチェックしてみてください。

キャリセン就活エージェント

キャリセン就活エージェントは、シンクトワイス株式会社が運営する、新卒向け就職エージェントです。

累計6万人もの人が利用しており、コンサル歴10年にも及ぶプロのキャリアアドバイザーが徹底的にサポートしてくれます。

就活生1人に、個別で徹底的なサポートをしてくれるため、内定獲得数が5.4倍（※2019年度卒実績）、最短1週間で内定を獲得することができます。

面接対策はもちろん、希望や適性に合った企業紹介や選考のアドバイスもしてくれるので、納得した就活を行うことができます。

登録後は、じっくり1時間の個別面談を行ってくれるため、就活をする上での悩みや、考えていることを相談してみましょう。

Goodfindエージェント

Goodfindは、成長志向の強い就活生向けの就活サービスです。

「市場価値を高めたい」「将来起業・独立したい」といった野望を抱えている学生が多く、紹介される起業も成長市場の真っ只中にいる企業や、確実に成長する企業ばかりです。

いわゆる”成長中のベンチャー企業”を、厳選して紹介してくれるので、成長意欲のある人は、必ず登録しておきたいサービスです。

また、運営者やアドバイザーの人の質も非常に高く、有名企業の役員経験者や、有名外資系コンサル出身など、ハイキャリアな人がほとんどです。

そんな人が就活を全面的にサポートしてくれるサービスが、「Goodfindエージェント」です。

完全無料で利用することができるので、ぜひ活用してみてください。

就活メールのマナーを押さえて失礼のないようにしよう

ここまで、就活メールの送り方や、マナーなどについて、詳しくご紹介してきました。

メールの送り方や、文面だけでも、かなりその人の性格や優秀さを伺うことができます。これは就活生のみならず、企業も同様です。

面接の日程調整は、日時を間違えないようにするために、記録が残るメールで調整すべきですし、面接の前日になったらリマインドメールも送るべきでしょう。

しかし、企業によって対応や、送り方などは全く異なります。こういったところからも、信用は測ることができるので、この記事を見た就活生は、最低限対応できるようにしましょう。